“永锡，我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?”
5/18是我一日的时间管理研习会，因此，比起以往，我有了更多的时间好好解是时间管理的流程，以及不同高度的时间管理。在课堂中，大家很有兴趣，但是却觉得不容易上手的部份，就是任务的管理。
任务的定义是”如果我们想要达成的结果，必须由超过一个行动才能达成，这就是一个任务。”，而任务清单，就是我们手上任务的列表。
任务清单为甚么不容易管理呢？这是因为要管理好任务清单有三个动作，首先是要列出一个任务清单，其次，要将每一个单一任务做好规划，并找出合适的下一步行动，最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动。很多人把这三个动作分不清楚，想要一次到位，就会觉得很复杂，要是一个一个动作分开来讲，那就简单多了。
（1）任务清单不过是一张纸
2008 年2月下午，我在美国Westlake的David Allen时间管理研习会时，他刚好正讲到任务清单的部份。我仔细的听，但是却产生一个疑惑——我发现David Allen不过是用一页的to do list来管理他的任务清单。就这么简单吗？他不用我们以前讨论的bonsai、Lifebalance、iGTD等复杂的任务管理软体吗？这样如何管控任务呢？下课时间，我一箭步就跑去问他问题：
“请问你的任务清单就只是一个清单吗？”我有点害羞的问
“对啊，就一张请单，一周检视一次”，David Allen坐在椅子上，轻松地回答
“不用和下一步清单连结，不用其他的软体来管理？”我急忙的追问着
David Allen看了我一眼，好像任务我提出一个关键的问题，随手抽出一张白纸，在我眼前摇一摇，一面说“是的，任务清单不过是一张纸”
当场我真的超级兴奋，原来任务清单是很简单的，就是一个个文字描述的任务清单，不需要和下一步清单做一大堆的连结，就是两个清单，一个是下一步行动清单，一个是任务清单。这也让我改变了运用任务清单的方式，整个系统变得更加简单，每周检视可以一下子就完成了。
回来台湾，为任务这个概念设计icon时，我选择了一个赛车旗，因为我觉得描述任务，就像是设定赛车的终点线，当我们跑过终点，就有人大力挥动赛车旗，告诉我们到达目标了。任务清单，就是所有任务的终点线清单一览表，难怪David Allen说了这句话“任务清单不过是一张纸”。
（2）用心智图做好任务规划
我还体会到一件事情，写下任务清单和规划任务是两回事，任务清单只是写下现有任务的一览表，但是任务规划，则是要将单一任务的相关资讯放在一起，整理、分析、组织，这时候使用一些工具就是一种很好的选择。
任务规划时，我觉得心智图是一样很棒的工具，这个在1970年代由英国的托尼•博赞（Tony Buzan）提出的一种辅助思考工具，有以下的好处：
整体结构很像一个心脏及其周边的血管图，表达出整体感
利用关键字来连结，可也迅速放入大量资讯，适合在brain strom时使用
运用线条及符号来建立逻辑的脉络，并很容易搬动分类（尤其是用电脑程式时）
我自己从2000年开始从台湾孙易新老师身上学到心智图，觉得真的是一项非常好用的工具，不论使用纸笔或是电脑，都能够迅速将我们思考的资料，做妥善的整理，并进而找出任务的下一步行动。但是心智图也有其缺点，因为其属于发散性的思考，要做好任务规划时，一大堆的下一步行动，会让人迷失焦点。此时，必须要做好收敛的动作（从一堆可以做的行动中，找出关键行动），并列入任务清单或下一步行动清单来管理。
（3）管理好任务的下一步行动清单
我们有了任务清单、并认真做好任务规划，就会产生了越来越多的下一步行动。这些下一步行动和知前所提由收件匣下一步来源不同，一个是推动任务的下一步行动，一个是由杂事状况放入收件匣，经由加工组织而成的下一步行动。
注意喔，下一步行动清单中的下一步行动，有两个来源，一个是任务，一个是收件匣。
组成了下一步清单后，还是藉由场合的概念批次处理，节省我们许多的时间。这样一个下一步清单，也要搭配行云流水的工具使用才能产生效益，有些人会采用一些任 务管理的软体如PC上面的mindmanager、Bonsai等，或是苹果电脑上面的iGTD等，像David Allen则只是待办事项中的一个分类，每周检视再新增下一步行动到待办事项其他场合分类。也有人利用万用手册的一页作为任务清单，检视后，加入新的下一步行动，大家可以依照自己的工具使用方式，采取合适的方法。
结语
6月的时候，爸爸到员林来，除了来开会，也来看看孙子，吃过晚饭后，老爸提到想要理解一下我的时间管理系统。我们父子就拿着我时间管理研习会的讲义，我一步步的讲解给他听。
听完了以后，爸爸静了一下，我有点不好意思地说“其实这个东西也没有什么，大家都想得到，不是很难”。
没有想到爸爸说“这个东西其实大家都知道，就是做不到”。接着他解释“人都会有惰性，所以知道的很多，但是能够彻底实践的人很少”。
“ 这个东西其实大家都知道，就是做不到。”这句话给了我很大的影响，以前我一直以为时间管理是知难行易，没想到关键却在知易行难，这是因为时间管理需要一辈子持续才有用，难在“有恒”。这也影响了我规划设计研习会的方向，从讲课为主，转变为讲故事、试作演练、分组活动，让学员可以在课程中有更多时间时间持续来演练。不仅如此，我还和一群朋友设立了ITM社群，提供每日早起及每周检视等活动，让大家可以运用网路，持续的实践，因为我知道，只有长期实践，才能产生宏大的效果。
今天我们提到的是“任务清单”，我们组织时的清单包含下一步清单、任务清单、行事历等，任务清单是非常重要的一个清单，我们也会花上几篇文章好好的讨论，大家一起继续加油。
